Работа современных магазинов самообслуживания и, тем более, сети таких торговых организаций или супермаркетов невозможна без отлаженной и эффективной системы автоматизации розничной торговли . Это требует, как минимум, наличия системы штрихового кодирования и, следовательно, использования компьютеризированного торгового оборудования (POS-терминалов, фискальных регистраторов, принтеров штрих-кодов (этикеток), сканеров штрих-кодов, терминалов сбора данных и т.д.), которое должно быть интегрировано в единую систему автоматизации розничной торговли.
Дополнительным фактором, обусловливающим потребность в системе автоматизации магазина, является постоянное расширение торгового ассортимента: от 1-2 тыс. наименований в небольших магазинах до нескольких десятков тысяч в гипер- и супермаркетах. Даже при работе через прилавок (без применения технологий штрихового кодирования) автоматизация абсолютно необходима: без получения оперативной статистики о продажах невозможно определить оптимальное количество товаров, что приводит к большим потерям из-за упущенной выгоды или порчи залежавшегося товара.
Комплексная система автоматизации розничной торговли состоит из следующих функциональных компонент:
- система автоматизации управленческой структуры сети магазинов (Back-офис сети магазинов): централизованное формирование ассортимента и управление ценообразованием, определение программ лояльности (дисконтных скидок, распродаж, клубных карт, подарочных сертификатов и пр.), анализ и прогнозирование продаж, анализ рентабельности, взаимодействие с поставщиками, управление складскими движениями товара (сборка, комплектация, формирование наборов), управление доставкой товаров, финансовый, бухгалтерский и налоговый учет, денежное планирование и т. д.;
- система автоматизации рабочих мест кассиров: осуществление продаж на POS-терминалах, работа с кредитными и дисконтными картами и пр.;
- система автоматизации магазина (Back-офис магазина): получение данных из системы автоматизации управленческой структуры сети магазинов, выгрузка данных для компьютеризированного торгового оборудования (терминалов сбора данных, электронных весов и пр.), взаимодействие с системой автоматизации рабочих мест кассиров, поддержка прямых поставок товаров от поставщиков, ведение локального склада, формирование этикеток и другие операции;
- система автоматизации удаленного центрального склада сети магазинов: выполнение полного комплекса складских операций с поддержкой адресного учета – комплектация, формирование наборов, приемка, размещение, сборка, переупаковка и т. д., обмен данными с системой автоматизации управленческой структуры сети магазинов и с системами автоматизации магазинов;
- система автоматизации бухгалтерского учета магазина или сети магазинов).
В систему автоматизации магазина могут также входить:
- система связи с процессинговым центром, обрабатывающим операции по кредитным картам;
- программные продукты от производителей компьютеризированного торгового оборудования, позволяющие управлять данным оборудованием.
Перечисленные компоненты применяются в различной комбинации и с различным набором функций каждой из компонент, в зависимости от формата розничной торговли (отдельные магазины или их сеть) и других специфических особенностей (наличие централизованного склада, полномочия отдельных магазинов по заказу и приемке товара и т.д.).